Sistema para restaurantes en Perú Pedidos por WhatsApp: el agente atiende el chat, arma el pedido y cobra

El WhatsApp del local es, en la práctica, un segundo mostrador: ahí llegan los pedidos, las consultas de la carta y los «¿siguen abiertos?». La diferencia es que ese mostrador lo atiende alguien que además está cobrando, y a las nueve de la noche los mensajes se acumulan sin leer.

El submódulo Pedidos del Agente IA atiende ese chat. El cliente le escribe al número del local y el agente conversa con él, arma el pedido con tu carta, le cobra y le manda su comprobante. Todo termina dentro del sistema, como un pedido más.

Así se ve una conversación, de principio a fin

El cliente no aprende comandos ni sigue un menú de números. Escribe como le escribiría a una persona.

Cuando el cliente pide una categoría, el agente le muestra los platos con su precio y espera. Y aunque conteste con un número, entiende igual la frase completa.

Ese punto importa más de lo que parece: al ofrecer un producto con varias presentaciones, decir solo «PERSONAL 600ML» o «1LT» obliga al cliente a preguntar de qué. El agente nombra las dos cosas juntas, y el resumen que el cliente confirma también.

Los datos que faltan, los pide él

Cuando el pedido está armado, el agente completa lo que necesita para emitir y entregar: si es para llevar o delivery, la dirección con su referencia, un teléfono de contacto y el comprobante.

• Solo ofrece boleta o factura. La nota de venta es un documento interno del local, no algo que se le entregue a un cliente que acaba de pagar.
• Si el cliente dice que no va a dar su documento, emite la boleta a cliente varios en vez de trabarse pidiéndoselo.
• Para factura exige RUC de 11 dígitos; para boleta acepta DNI de 8 o RUC de 11.
• Hay chats donde WhatsApp no comparte el número del cliente y manda un identificador interno suyo. Esas conversaciones se atienden igual, y en la bandeja hay un botón «Pedir número» para solicitárselo sin escribirlo a mano en cada chat.

El QR llega dentro del chat, no en un enlace

Al confirmar, el cliente recibe el resumen con el total y —si eligió una billetera— el QR como imagen, que puede escanear desde la galería con la app de su banco sin salir de WhatsApp. El enlace de pago va al pie, porque hay bancos que abren directamente la página.

El cobro por adelantado solo se pide cuando corresponde: con Yape, Plin y demás billeteras se genera el QR; con efectivo, tarjeta o transferencia el pedido queda confirmado en el momento y el agente le dice al cliente que paga al recibirlo o al recogerlo.

Y el pedido conserva su código: mientras siga vigente y valga lo mismo, se le reenvía el mismo en lugar de crear uno nuevo. Si el pedido cambia de monto, el anterior se cancela antes de emitir el otro —dejarlo vivo sería dejarle al cliente dos códigos válidos por importes distintos—. Si cancela o pide empezar de nuevo, también se cancela.

¿Cuándo se emite el comprobante?

El aviso de pago llega por dos caminos: la pasarela cuando cierra el cobro, y el «ya pagué» del cliente, que fuerza una consulta. Los dos terminan en lo mismo y no se pisan: el primero que emite gana. A partir de ahí el pedido entra al sistema, sale la comanda en cocina y el cliente recibe su número junto con su comprobante en PDF.

• Los pedidos de delivery entran en Preparación, no en «En camino»: es el local el que los mueve por los estados, y desde ahí los toma el repartidor.
• Como llegan con el comprobante ya emitido, se marcan PAGADO con su total real y en lugar del botón de cobrar tienen el de enviar a reparto.
• Un producto sin precio de delivery cargado no se ofrece por WhatsApp. Antes valía S/ 0.00: se cobraba en cero, la cocina lo preparaba y en la boleta no figuraba por ningún lado.

Una bandeja, para cuando hace falta una persona

La pantalla de Pedidos es además una bandeja de conversaciones parecida a WhatsApp: la lista de números, el hilo completo de cada uno y en qué paso quedó su pedido. Desde ahí el local puede responder a mano, y en cuanto alguien escribe, el agente deja de contestar en ese chat para que el cliente no reciba dos respuestas. Vuelve a atender si se le devuelve la conversación o si pasan las horas configuradas.

• Seguimiento: la línea de tiempo del pedido paso por paso y con la hora de cada uno, más el historial de los pedidos anteriores de ese número, con su total y su comprobante reimprimible.
• Comprobante a la vista: número, estado ante SUNAT, XML y CDR, y el mismo diálogo de impresión y reenvío que se usa en caja.
• Enviar enlace de pago desde la web, y Reenviar los mensajes que WhatsApp rechazó, sin duplicarlos en el hilo ni callar al agente.
• Las conversaciones que el propio agente derivó dicen «Derivado al local» y no «Atendido por una persona»: quien mira la bandeja no sale a buscar qué compañero contestó.
• Se refresca sola cada 8 segundos —y se detiene mientras la pestaña está en segundo plano—, con botón para actualizar al momento y sin mover el hilo que estabas leyendo.

Lo que decide el modelo y lo que decide el sistema

Esta es la parte que conviene entender antes de dejar un agente atendiendo tu caja. El modelo conversa; nada más. Entiende el pedido, busca en la carta y pregunta lo que falta. Todo lo que tiene consecuencias fuera del chat lo hace el sistema, en código y sin pasar por el modelo:

1. El resumen y los totales, calculados contra tu carta.
2. El cobro, con el monto recalculado —nunca el que diga el modelo—.
3. El alta del pedido y la emisión del comprobante.
4. El aviso del número de pedido.

Un modelo equivocándose puede, como mucho, decir una tontería. No puede cobrar de menos ni regalar comida.

Tres cosas lo callan

• Que una persona del local haya tomado la conversación. Y al revés también: si el del local contestó una vez y se olvidó, el hilo no se queda mudo para siempre, porque el silencio vence a las horas configuradas.
• Que no haya caja abierta. Sin apertura no se puede emitir, y tomar pedidos que nadie va a cobrar es peor que decir que por ahora no se atiende.
• Que el número haya pasado su tope de mensajes del día. Cada mensaje puede costar una llamada al proveedor de IA.

Para ponerlo a andar solo hay que pegar la URL del webhook —está en la misma pantalla de Pedidos— en el panel de la API de WhatsApp, en la fila del número del local, y elegir con qué usuario del sistema entran los pedidos.